Com organitzar i arxivar la documentació electrònica. Aspectes bàsics d’un gestor documental.

Un amic em va preguntar: tu que ets documentalista em pots aconsellar quina és la millor manera d’organitzar la meva documentació?, quina estructura de carpetes d’arxiu és la més eficient en el meu ordinador?

La meva resposta: Depenen de quin programa i recursos  disposis, i sobretot de les  teves necessitats en la  gestió documental relacionades amb el teu àmbit professional.

La resposta és obvia i no gaire original, però és així de simple la documentació, posar-ho en pràctica ja és una altra cosa.

Com organitzem les carpetes?

Quan comencem idear un sistema d’arxiu de documents electrònics, de seguida ens poden venir dubtes de quina és la millor ubicació per arxivar cada document. Exemples: El document aquest on l’arxivo?  a clients, expedients, projectes, etc….

Preguntes que poden sorgir: les factures estaran organitzades dins la carpeta  clients o dins l’estructura de comptabilitat>factures>clients ???

La solució dependrà dels recursos i necessitats administratives i professionals,  amb la finalitat d’establir un criteris en la gestió dels documents per ser més eficients i eficaços.

Quines són les funcionalitats mínimes que crec ha de tenir un gestor documental?

1) Cercador de continguts de text lliure

Un bon cercador de continguts, que cerqui dins del text del document. Ha de presentar el resultat dels documents estructurats i organitzats, i sobretot, que el resultat estigui relacionat amb les paraules clau de cerca, i aquestes es destaquin dins els documents presentats.

Cerca per text lliure és la eina important per un cercador documental, contribueix a millorar molt el rendiment en la recuperació de la informació.

El cercador documental s’ha d’assemblar el màxim a Google – és fàcil de dir-ho!

2) Etiquetes o paraules clau

A banda d’arxivar mitjançant carpetes, disposa de l’opció organitza els documents per etiquetes, ens permet organitzar jeràrquicament el document per metadades, és a dir, que un mateix document es pot localitzar per diferents paraules claus. A la pràctica és com un arxivar el mateix document en diverses carpetes simultàniament.
Per exemple de document: Factura: Etiquetes: Nom client > Comptabillitat > Factura > Pendents de cobrament

Podrem recuperar tots els documents associats a les etiquestes.

3) Carpetes o arxiu

Les carpetes han de tenir una organització jeràrquica. D’un tema general a un més específic. Exemple: Clients > Nom clients> Projectes> projecte01.doc

4) Gestió integral de documents:

La gestió sigui integral, significa que es pugui arxivar i recuperar qualsevol tipus de document independentment del seu origen, com ara: correus electrònics, documents, agenda, xats, whatsapp, etc.

Integrar tot tipus de documents, facilitat molt la gestió documental.

Un gestor que no pugui integrar tota tipologia de documents, no té gaire futur.

5) Compartir documents

Un gestor ha de permetre compartir documents amb altres usuaris i poder determinar quin és el nivell de permisos que poden tenir (lectura o edició).

No és una funcionalitat d’un gestor documental, però és interessant que disposar d’opcions de treball col·laboratiu, per poder gestionar i treballar un mateix document diversos usuaris simultàniament.

6) Historial de revisions

Tampoc és potser una funció d’un gestor documental tradicional, però poder accedir a un històric dels documents i veure els canvis que s’ha realitzat pot ser un recurs molt útil en la recuperació de informació.

Exemple de funcionalitats de gestor documental

Un exemple de gesto documental que tenim molt a mà i que compleix bastants funcionalitats és GMAIL.