Consells per fer còpies de seguretat del nostre Google Drive

Consell per fer còpies de seguretat dels nostres documents de Google Drive o utilitzar-lo com a plataforma de backup.

Guardar els nostres arxius i documents en el núvol té molts avantatges, jo fa anys que ho utilitzo. Per començar, pots accedir-hi de qualsevol dispositius, com: ordinador smartphone o tablet. A més, si un d’aquests sofreix algun contratemps, la informació es manté en la còpia emmagatzemada en el núvol, ja que podem sincronitzar els documents amb els nostres equips.  Però, tot té el seu inconvenient, ja que si esborres l’arxiu en el núvol, també s’elimina en els dispositius en el moment de sincronitzar-se.

Hi ha molts serveis de gestió de document en el cloud, com ara: Dropbox, iCloud, Ondrive, Google Drive… En aquest cas, parlarem de com utilitzar Google Drive de forma segura i fer-ne còpies de seguretat.

Per altra banda, també utilitzem els serveis Cloud com a Google Drive per fer còpies externes dels nostres arxius. Si fem això, és recomenable tenir sistemes de còpia de seguretat alternatius i redundants, per mantenir les nostres dades segures. Hi ha tres maneres de fer còpies de seguretat de Google Apps:

1. Sincronitzar:

És un procés per assegurar-se que dos o més ubicacions continguin les mateixes versions dels arxius, per exemple en el cloud o en un ordinador. Si s’afegeix, modifica o elimina un arxiu d’una ubicació, el procés de sincronització agregarà, modificarà o eliminarà el mateix arxiu en les altres ubicacions. És important, tenir clar que en eliminar un arxiu, en sincronitzar-se es perdrà de totes les ubicacions.

2. Segon ordinador de backup:

Una alternativa casolana però molt pràctica per tenir una segona còpia de seguretat dels nostres arxius de Google Drive en un altre ordinador. Aquest no ha de ser el nostre equip principal, només el connectarem ocasionalment, per exemple en una periodicitat setmanal, per què els arxius se sincronitzin i disposar d’una segona còpia. En cas d’eliminar un arxiu o tenir algun problema amb el Google Drive, anem aquest segon ordinador, abans de posar-lo en marxa, el desconnectem de la xarxa per tal de que NO sincronitzi executi els canvi. El copiem i el traiem de les carpetes vinculades a Google Drive i el tornem a pujar.

3. Baixar-se una còpia de Google Drive:

Google et permet fer-te una còpia de tots els teus serveis de Google, com ara: Gmail, Google Drive, Calendar, etc. Aquesta gestió és fa mitjançant Tokeout. Aquest genera un fitxer zip de tots els documents i arxius disponible en el Google Drive. Fins i tot, ens permet fer selecció de carpetes i documents. És recomanable, periòdicament generar un arxiu de backup i baixar-lo en un ordinador.

Accés a takeout: https://takeout.google.com/settings/takeout

4. Historial de versions dels documents:

Per últim, encara que no és una funció de còpia de seguretat, Google Drive disposa d’un historial de revisions, que és molt útil per recuperar i tornar a versions anteriors d’un document, fulls de càlcul, presentacions o dibuixos, així com veure quins col·laboradors han realitzat canvis en cadascuna de les versions.